Die Organisation, Durchführung und Nachbereitung von praktischen Prüfungen und Prüfungskonzerten am Departement Musik läuft in Zukunft über eine Web-App auf einem sicheren Server. Dabei werden die entsprechenden Prozesse digitalisiert und vereinfacht, aber Bewährtes bleibt erhalten.
Praktische Prüfungen, wie etwa Vorspiele, Repertoireprüfungen, Probelektionen oder Konzerte, haben am Departement Musik eine wichtige Stellung inne. Die darin geprüften Fähigkeiten stehen in der Regel im Zentrum des Studiums. Theoretischen Prüfungen können von einem einzelnen Dozierenden für alle beteiligten Studierenden zusammen an einem bestimmten Tag und Ort mit dem gleichen Material organisiert und durchgeführt werden. Im Gegensatz dazu sind die praktischen Prüfungen individuell und verursachen dadurch grossen Aufwand bei Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung. In einem vorhergehenden Blogbeitrag wurde das Projekt, in dem diese Prozesse digitalisiert und überarbeitet werden, bereits in Grundzügen vorgestellt. In diesem Beitrag geht es nun um die konkrete Umsetzung.
Nach einer gründlichen Prüfung der derzeitigen Abläufe und juristischen und technischen Abklärungen wurde klar, dass es eine massgeschneiderte Lösung braucht, um alle Bedürfnisse und Anforderungen der Institute im Departement zu befriedigen. Hierfür haben wir eine Web-App entwickelt, die auf einem hauseigenen Server läuft und intern mit verschiedenen Seiten kommunizieren kann. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die verschiedenen Schritte bei der Prüfungsbewirtschaftung und wie dieses neu entwickelte System Prozesse verschlanken und Beteiligte entlasten kann.
Prüfungsplanung: Am Beginn einer Prüfungsplanung steht die Erfassung, welche Studierenden überhaupt eine praktische Prüfung zu absolvieren haben und welche Anforderungen für diese konkret gestellt werden. Dann werden Daten festgesetzt, an denen geeignete Räume und eine speziell für diese Prüfung aus internen und externen Expert*innen zusammengestellte Prüfungskommission verfügbar sind. Je nach Prüfungstyp werden Informationen von Dozierenden und Studierenden eingeholt (z.B. benötigte Infrastruktur wie spezielle Instrumente oder Equipment für visuelle Installationen). Mit teilweise mehreren hundert Prüfungen pro Zyklus ist das ein erheblicher Aufwand von sich teils überschneidenden Anforderungen und Vorgaben. Es ist daher nur natürlich, dass diese Planung über einen längeren Zeitraum erfolgt und auch bis kurz vor der Prüfung eine gewisse Flexibilität und Änderungen erlauben muss. Traditionell erfolgt diese Erfassung in umfangreichen Excel-Dokumenten.
In diesem Bereich wird viel beibehalten, da wir bei den komplexen Aufgaben die bewährte Arbeitsweise und erlernten Bedienkomfort erhalten möchten. Allerdings vereinheitlichen wir die genutzten Dokumente durch zeitgemässe Vorlagen, die ein automatisches Auslesen der Informationen ermöglichen (und dadurch z.B. auch Kollisionen aufzeigen können). Die Excel-Dokumente werden nun auf dem Webserver gespeichert und können von dort bezogen und gespeichert werden, wobei Änderungen automatisch erkannt werden. So ist auch ein gleichzeitiges Bearbeiten von mehreren Personen möglich und die Dokumente auf dem Server sind immer auf dem aktuellen Stand.
Prüfungsmaterial: In der heutigen Zeit liegt das Material für die Prüfungen in der Regel bereits digital vor. Für Aufnahmeprüfungen müssen Aspirant*innen ihre Dokumente digital einreichen, Studierende und Dozierende arbeiten vermehrt mit digitalen Musiknoten und interne Dokumente sind ohnehin digital. Dennoch war bis zum Start des Projekts alles ausgedruckt an Prüfungen vorhanden und wurde danach teils in Papierform oder von dieser gescannt als Datei archiviert. Nun können diese Materialien digital von einer zentralen Stelle auf einfache Weise auf den Webserver geladen und mit der entsprechenden Prüfung verknüpft werden. Auch Bewertungsformulare und -kriterien für die einzelnen Studiengänge oder Instrumentengruppen werden dort hinterlegt und automatisch digital bei den Prüfungen zur Verfügung gestellt.
Neben dieser grossen Vereinfachung der Abläufe gab es auch Einschränkungen in diesem Bereich hinzunehmen: zum Beispiel können Studierende und Externe aus Sicherheitsgründen nicht direkt auf den Server zugreifen und ihr Material direkt einreichen. Ursprünglich war auch angedacht, dass Studierende Musiknotenmaterial – wo möglich – aus einem über die Jahre entstehenden Pool an vorhandenem Material auswählen können. Aber aus juristischen Gründen dürfen wir Musiknotenmaterial vergangener Prüfungen nicht wieder nutzen, sondern löschen diese automatisch nach der Prüfung.
Während der Prüfung: Für die Prüfungen wurde in den letzten Jahren eine iPad-App entwickelt, in der alles relevante Material angezeigt, Notizen gemacht und Formulare ausgefüllt werden können. Ausserdem kann man auch verschiedene in der Praxis bewährte Benotungsprozesse durchführen. Diese iPad-App kommuniziert nun mit der neuen Web-App, erhält von dort die aktuellen Informationen und Materialien zur jeweiligen Prüfung und speichert alles Relevante wieder auf dem Server. Dadurch sind für die Prüfungen selbst, ausser dem Aufladen der iPads, keine weiteren zuarbeitenden Tätigkeiten nötig.
Nachbearbeitung: Für die Erfassung und dauerhafte Archivierung der Prüfungsresultate und Dokumente sind neu nur noch wenige Schritte notwendig, die komplett am Computer vollzogen werden können. Jegliches Kopieren, Zusammenstellen oder Scannen entfällt, die Dateien können direkt vom Server geladen und an ihren zukünftigen digitalen Aufbewahrungsort gelegt werden. Der Server löscht die auf ihm gespeicherten Daten nach einiger Zeit selbst.
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Kontakt
Hochschule Luzern – Musik
Toni Amadeus Bechtold
+41 41 249 26 89
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21. September 2023, Toni Amadeus Bechtold